チーム内での情報共有の非効率的さと、蓄積が出来ていないことに課題感を感じていた

私たちは、企業の新卒採用支援を行う就職情報事業本部の「総合企画営業統括本部」という大手企業専属の営業部のチームです。

「大手企業の採用課題に向き合う」をミッションに掲げ、個々の企業の採用を知り、市場トレンドや課題に応じた提案を行う高い専門性が求められます。

我々のチームにおいてはいくつかの組織課題があり、その解決のためにsoeasy buddyを導入しました。

最も大きな課題としては、何年間も改善されていなかった「情報共有」です。

これまでは、メールで「こういう情報、誰か持っていませんか？」という内容を投げたり、エクセルで情報を回収していました。
そのようなやり方では、メールを辿って情報を探し出すのが大変ですし、情報は蓄積されません。

また、個々の営業担当者が情報を抱え込みやすい点も課題でした。

それぞれが一生懸命作成した企画書や市場情報は、個別に聞けば出してくれることも多いですが、その際は、相手の席まで足を運んだり、内線をかけたりして、「これってどうなっていますか？」と聞くのが昔からの文化でした。

１対１で完結してしまうという点で組織内での蓄積は達成出来ませんし、効率的ではありませんでした。

オープンかつタイムリーな情報交換によるチーム力の向上

活用の目的は大きく２つあり、１つめは他部署との連携です。

商品開発チームの中でも連携することが多い企画制作チームや研修企画チーム、グローバル採用支援チームなどからの商品の最新情報や、企業からのフィードバックに関する情報交換は欠かせません。

２つめは、部署内での情報共有をタイムリーに行うことです。

「●●の情報を知っている人は教えてください」といったやり取りは今までは1to1に閉じていましたが、soeasy buddyを使うことで部署全体にオープンになり、部内の情報共有が活性化されています。

また、「受注報告」をsoeasy buddy上で行っておりますが、統括部長がメンバーから受注報告を受けた際、表彰状と共にどのようなプロセスでお客様の課題解決に取り組んだかといった報告を行っています。

営業担当者、一人ひとりの武器が増え、顧客との信頼関係・営業力強化につながる

新卒採用は、今までの一括採用から通年採用やリファラル採用、ジョブ型採用など、変化のタイミングを迎えています。

営業担当者も日々、お客様から様々な情報を求められる場面も多く、その時にsoeasy buddyで採用関連のニュースや、企業のプレスリリースなど最新の情報を共有することができるので、助かっています。

また、COVID−19の影響で、弊社も緊急事態宣言時には急遽在宅勤務になりました。

日常会話ができない分soeasy buddyで「内定式って各社どうする？」などタイムリーな情報共有ができたことや、今になって「あの時どうだったかな」と投稿をさかのぼって確認できるので、採用総括を作成する際にも役立っています。

「soeasyしとく」という社内用語も生まれ、一人の知識がみんなの知識に

社内の各部門の方を招待して、簡単に入ってもらうことが出来ることも魅力です。

これまで営業部内でのグループメールで閉じていましたが、各商品部門の方たちが投稿することもあって、新しい気づきや、コメントでのやり取りなどチームを跨いで手軽にできることは今までになかったことだと思います。

また個人的に、何度も同じこと聞かれなくなるということも非常に助かっています。

今ではみんなsoeasy buddyを見る癖がつき、「soeasyしとく」「soeasy しとこ」という社内用語が使われるようにも。

難しい案件があったときには、冗談で「not soeasyだな〜」みたいな話もあり、部署内で馴染んでいます。