これまでになかったオープンな会話や、双方向のコミュニケーションが起きることで、現場の発想、アイディアを形にしていくなど、ボトムアップ効果も期待しています。

導入企業概要

グレイスヴィルまいづる様は、京都府舞鶴市にある特別養護老人ホームです。

soeasy buddyを社員教育と社内の情報共有に活用されていらっしゃいますが、
soeasy buddy導入を決定頂いた淡路様に、導入の背景、活用方法、についてお聞きしました。 

グレイスヴィルまいづる様のWEBサイトはこちら>
導入前の状況
導入後の効果
  • 抱えていた課題と導入の背景

    同じ研修を数回に分けて行うため、工数と時間がかかっておりました。

    記事のサムネイル (1)
    グレイスヴィルまいづる 淡路様

    まず、スタッフみんなが幸せでなければ、入居者様の幸せを考えることはできないと思っています。

    その為、労働環境を整えること、例えば様々な研修の機会を全てのスタッフに担保することを大切にしています。

    新人研修だけでなく、年間を通じて定期的に研修を行っています。
    しかし、介護の現場は24時間365日稼働している為、スタッフの勤務時間がさまざま異なるので、一斉に研修をすることが出来ません。

    1つの研修が終わるまでだいたい4、5日かかります。みんなに研修を受けてもらうためにはどうしても時間と工数がかかってしまうことが大きな課題でした。

    変形労働制の為、チームリーダーに会えず相談が出来ないこともありました。

    変形労働制なので、スタッフ間のコミュニケーションが途切れるという課題もあります。
    日勤帯の職員と夜勤を担当する職員はすれ違いになり、その日に出会って直接話すことができません。

    同じチームなのに、出会わない日もある。そうすると「リーダーにちょっと相談したい。」というような、タイムリーなコミュニケーションができないこともあります。

    入居者様の状況はケアの記録システムで共有していますが、業務に直接必要な情報だけでなく、スタッフ同士のちょっとしたコミュニケーション、そういうことがチームワークを育む上で欠かせないと思っています。

  • soeasy buddyの活用方法

    スマホを利用し、動画マニュアルとの研修を自分のペースで進めていこうと思っています。

    グレイスまいずる_iphone画像横並び02 (1)
    注釈:外国人スタッフには追加コンテンツ「japany work for介護」活用

    これまでは職員研修は常に対面で行っていましたが、今後はsoeasy buddyを活用して、動画マニュアルコンテンツを作っていきます。

    そうすると、スタッフはいつでもどこでも自分のスケジュールに合わせてスマホで受講することができます。

    気になるところを一時停止、リピートする、別の日にもう一度見直す、ということも可能になりました。

    勤務時間に左右されることもなく、いつでも実際に見て学べる環境を作っていけると思っています。

    文面では伝わりづらい細かいポイントを動画共有で伝えていきたいです。

    私たちの業務の中には、文字やイラストよりも写真、さらに動画で実際の技術、動きを見た方が良くわかることがたくさんあります。
    DVDに収録し研修用動画を作成したこともありますが、わざわざ再生する工数がかかっていました。

    soeasy buddyであればスマホで動画を撮影し簡単に共有が出来るのでとても便利です。
    今後はフォルダ機能も活用し、コンテンツを整理し、バージョンアップなども進めていきたいと思います。

    業務のポイントは、その地域ならではのこと、施設独自のもの、スタッフのレベル、入居者様の個性など、ベーシックなものに、さまざまな工夫、アイディアが加わることもあります。
    そういった細かいポイントまで、伝えていけるといいなと思います。

  • 導入による効果

    勤務体制に関係なく、全員に一斉に情報共有、既読確認が出来るので、情報が正確に伝わっているか把握することが可能です。

    スタッフへの事務連絡のためのツールとしても活用しています。
    これまでは、各チームに向けて文書で通知するなど、紙ベースで周知を図っていました。

    発信は簡単ですが、果たして、みんなが見てくれているか、確認するのは大変です。
    そこで、確実に伝わるように、ときにはスタッフ一人ずつの宛名を書いた資料を作成し、直接手渡すこともありました。

    soeasy buddyを活用することで、職員の出退勤に関係なく、とにかく全員に一斉に通知することができ、紙も必要なくなりました。

    既読の確認はもちろん、特にお知らせに対する質問や回答がコメントでオープンになるので情報が正確に伝わっているかという確認もでき、本当に便利です。

    休業中のスタッフにも、施設の様子が伝わるので、スムーズに職場復帰できると思います。

    出産、育児、ときには親の介護など、長期に休んでいるスタッフも同じよう利用してもらっています。
    休業中はマニュアルの確認などは、強制せずご本人に任せています。

    それよりも同僚が投稿したニュースを楽しみにしていたり、コメントを返してくれたり。
    休んでいても、施設の様子がわかり、同僚とコミュニケーションができるので、復帰する際も、不安なく職場に戻れる環境が叶ったかなと思います。

  • 今後のsoeasy buddy活用に向けて

    ペーパーレス化、デジタル化に対応していきたいと思っています。

    スタッフの中には、PCの操作が苦手という人もいます。

    soeasy buddyはアプリ版もあるので、導入も進めやすくスマホ一本で使用できるという点は、ユーザーにとって非常に使いやすく良いと思います。

    効率的で効果的な運営を考えると、ペーパーレス化やデジタル化を進めるのは当然のこと。
    デジタルはなんとなく苦手という意識を、実際に体験することによって変えていきたいと思います。

    双方向のコミュニケーションが起きることで、ボトムアップ効果を期待しています。

    グレイスまいずる_iphone画像3横並び01 (1)

    soeasy buddyは、若いスタッフから積極的に活用してくれています。

    気軽にコミュニケーションを取れるよう皆で習慣付けていけたらと思っています。
    経験の浅いスタッフのつぶやきなどFAQがコミュニケーションを広げるきっかけになり、これまでになかったオープンな会話よって現場の発想、アイディアを形にしていくなど情報のボトムアップも期待しています。

    評価の機会が増えたので、今後は賞賛の文化も作っていきたいです。

    現場スタッフにしか気づけない詳細情報もタイムリーに把握することができるので、その分、マネジメントの観点でも評価の機会が増えます。

    また、スタッフ間で互いにコメントを交わすことで賞賛の文化が出来ることにも期待をしています。周りに認めてもらうことでエンゲージメント維持にも繋がりそうです。

短いスマホ動画で現場が変わります
まずは簡単資料請求

LINEやお電話でもお気軽にお問合せください